Septim – manažérska aplikácia

Septim – manažérska aplikácia

V manažérskej aplikácii sa vykonáva celá správa systému vrátane konfigurácie pokladničnej časti, ako je napríklad rozloženie receptúr na obrazovke, farebnosť a veľkosť predajných tlačidiel alebo nastavenie oprávnení obsluhy.

Septim Vám pomôže presne definovať prístupy obsluhy k dátam aj funkciám a tým poskytne vysokú ochranu proti zneužitiu.

Ďalšou z dôležitých oblastí s dopadom na ekonomiku prevádzky, kde bude Septim výrazným pomocníkom, je skladové hospodárstvo. Evidencia dodacích listov, receptúr, odpisy zo skladu aj vyhodnocovanie inventúr, to všetko smeruje k cieľu byť nákladovo čo najefektívnejší. Ponúka prehľad tokov surovín a tovaru. Vďaka pokladničnému systému Septim dosiahnete zníženie nákladov, pri súčasnom raste počtu hostí a tržieb.

Štatistiky predajov, sumarizačné reporty aj prehľady uzatvorených účtov Vám poskytnú ďalšie dôležité a prehľadné dáta pre manažérske riadenie, rozhodovanie a vyhodnocovanie prevádzky.

Systém je usporiadaný stavebnicovo. Znamená to, že v prípade potreby se môžete kedykoľvek rozrásť ako do veľkosti tak aj funkčnosti. Napríklad pri otvorení môžete sústrediť všetky sily na základnú činnosť, a až s odstupom času začnete vypracovávať vernostný program pre svojich zákazníkov a budete potrebovať rozšírenie. Načasovanie je na Vás.

Vybrané funkcie manažérskej aplikácie

Vybrané rozširujúce moduly manažérskej aplikácie

• Skladové hospodárstvo
• Vernostný systém alebo CRM
• Modul dochádzka
• Rezervácie objektov
• Akcie / Zákazky
• Napojenie na hotelový systém
• Napojenie na zľavomat
• Off-line pokladňa
• Mobilné pokladne
• Bankový terminál
• Riadenie kuchynskej prevádzky
• Objednávkový modul
• Školská jedáleň

Riešenie pre reťazce

Ak Vám prerastie časom podnikateľský zámer z jednej pobočky do reťazca, jeho nároky na funkcie systému rastú spoločne s ním. Stručne ich popísať, je takmer nemožné. Riešenie pre konkrétny reťazec vychádza z detailnej analýzy súčasných podnikateľských potrieb, zámerov a výhľadu rastu.

Môžeme len nahliadnuť na možnosti rozšírenia systému Septim, ktoré nám pomáhajú riešiť novo vznikajúce potreby rastúceho podnikania:

• Databanka receptúr
• Centrálne CRM
• Webcare
• Import a export

Definície predajných položiek

Väčšinou prvá skúsenosť práce s Manažérskou aplikáciou Septim je pre mnohých príprava predajných položiek. Doslova sa jedná o prepis ponuky jedálneho a nápojového lístku v daných cenách. Samotné vytvorenie predajnej položky je veľmi jednoduchou záležitosťou a tento úkon zvládne naozaj každý po pomerne krátkom zaškolení. To však nemení nič na dôležitosti tejto práce, pretože je to jeden z mála krokov, bez ktorého nemožno prevádzku otvoriť a ktorý nemožno vynechať.

S naplnením databázy Vám môžeme byť nápomocní, pokiaľ máte evidenciu vo vhodnom formáte, v ktorom sa dá pracovať a použiť ho na import. V krajnom prípade môžeme zadanie položiek vykonať ručne za Vás.

Skladové hospodárstvo

Podniky, pre ktoré je dôležité sledovať svoju spotrebu surovín, sa v ďalšom kroku vrhnú do prepisu receptúr.

Ku každej predajnej položke sa priradia ingrediencie, ktoré pokladňa v dobe nablokovania odčíta zo skladu. Odťažovanie prebieha vo väčšine prípadov ihneď, takzvane v on-line režime.

Skladové hospodárstvo umožňuje presnú evidenciu toku surovín a tovaru. Modul skladového hospodárstva ponúka rad užitočných funkcií:

• evidencia skladových zásob
• použitie rôznych merných jednotiek
• možnosť práce s rôznym balením skladových položiek
• možnosť evidencie viacerých skladov
• príjem na sklad
• prevod medzi skladmi
• evidencia minimálnych zásob
• zobrazenie aktuálnych zásob podľa skladov
• zobrazenie zásob podľa skladových položiek
• výpočet aktuálnych skladových cien
• príjem na sklad / dodacie listy
• evidencia dodávateľov
• výdaj zo skladu pomocou vyradenia
• výdaj zo skladu pomocou predaja
• možnosť využitia substitúcií
• výdaj podľa zloženia jednotlivých receptúr
• výdaj podľa nastavených odpisov
• výpočet spotrebného koša
• normovanie jedál pre hromadný výdaj
• inventúrne tlačové zostavy

Pokladničný systém eviduje vykonávané zmeny a zaznamenáva čas vykonania zmeny aj užívateľa, pod ktorým bola zmena vykonaná. Ponúka maximálnu možnú mieru dohľadateľnosti a pomáha preniesť zodpovednosť za prevzaté zásoby na personál, ktorý s nimi manipuluje.

Cenové kategórie

Tento modul umožňuje pre každú predávanú položku stanoviť rôzne úrovne cien tak, aby každý zákazník mohol mať svoj ​​vlastný cenník. Môžu tak byť napríklad stanovené výhodnejšie ceny pre stálych hostí alebo zamestnancov.

Cenové kategórie umožňujú používanie „Happy Hours“. Účtované ceny vždy vypočítava pokladňa podľa nastavených pravidiel, takže obsluha nemôže blokovať inú cenu, než ktorá je nastavená v manažérskom module.

Evidencia zákazníkov

Individuálna práca s konkrétnymi zákazníkmi (predovšetkým stálymi hosťami) je v moderných prevádzkach stále častejšia. Modul evidencie zákazníkov umožňuje zákazníkov evidovať, spravovať ich zákaznícke kontá a poskytovať im zvýhodnené cenové kategórie či zľavy.

Každý zákazník môže byť identifikovaný zákazníckou kartou a tým pokladňa zistí nielen podrobnosti o hosťovi, ale súčasne systém automaticky nastaví jeho výhody a tiež si pamätá históriu konzumácie, ktorá je nesmierne dôležitá pre vyhodnocovanie.

Happy hours

Ak sa snažíte motivovať svojich zákazníkov k väčšej útrate v čase mimo predajnej špičky pomocou Happy hours, môže Vám pokladničný systém pomôcť s automatickým nastavením aj kontrolou. Vyberiete si dni a hodiny, kedy chcete zákazníkov motivovať zvýhodnenou cenou a viac nie je treba. Systém v danú chvíľu na pokladni nastaví Vami zvolenú cenu bez zásahu obsluhy a po uplynutí zvýhodnenej doby ju zase nastaví späť.

Vernostný systém

Vernostný systém čiže CRM je skratka pre „Customer Relationship Management“, čo v preklade znamená „riadenie vzťahov so zákazníkmi“. Modul je určený pre náročnejších zákazníkov, ktorým umožní realizovať mnoho zaujímavých a previazaných programov pre svojich hostí. Veľkou výhodou je, že nastavené programy automaticky kontrolujú operácie vykonávané na pokladni. Tým je zaistené, že zákazník dostane garantovanú výhodu bez zásahu a nastavenia obsluhy.

Viac informácií sa dočítate tu.

Off-line pokladňa

V niektorých prípadoch na prevádzku odporúčame inštaláciu off-line pokladne, teda pokladne, ktorá nie je závislá na non-stop spojení s centrálnym počítačom a je schopná plnohodnotne plniť svoju funkciu, ak je pripojená k elektrine.

Tento spôsob zapojenia pokladne má svoje výhody aj nevýhody. Nespornou výhodou je nezávislosť pokladne a teda garancia jej funkčnosti aj pri problémoch so sieťou alebo s centrálnym počítačom. Nevýhodou je prenos informácií o predajoch a vyskladnenie skladových položiek, ktoré je vykonávané dávkovo v nastavený čas, nie non-stop ako tomu je pri on-line napojení.

Mobilné pokladne

Pri výbere mobilných zariadení a napojenie na ne sme dali prednosť takým, ktoré sú primárne určené pre gastrosegment a sú tomu prispôsobené.

Mobilné pokladne orderman môžu nahradiť klasickú počítačovú pokladňu. Umožňujú obslúžiť hosťa priamo pri stole. Napríklad zapisovať objednávku klientov, deliť účty a tiež na mieste účet vytlačiť. Samozrejmosťou je komunikácia s ďalšími pokladňami v reštaurácii, aj s kuchyňou. Podľa našich skúseností ušetrí systém Orderman čašníkom až 40% pochôdzok a umožní im obslúžiť o štvrtinu viac zákazníkov. Záleží však na samotnej organizácii obsluhy prevádzky, ktorá musí byť pre tento spôsob mobilných objednávok optimalizovaná.

Bankový terminál

Septim umožňuje online komunikáciu s platobným terminálom Ingenico, ktorý slúži na elektronickú akceptáciu bankových platobných kariet. Podpora je zabezpečená pre VÚB a FiskalPRO.

Terminál, ktorý Vám dodá Vaša banka, umožní akceptáciu čipových, magnetických aj bezkontaktných kariet a ušetrí Vám manipuláciu s hotovosťou, zaistí bezpečnosť aj garanciu platby.

Riadenie kuchynskej prevádzky

„KitchenDisplaySystem“ (KDS) dokáže koordinovať a riadiť procesy v kuchyni . Je nadstavbou pre kuchárov, ktorým pomáha s automatickým delením výroby na definované pracoviská. Systém sám vypočíta, kedy s prípravou jedla začať tak, aby všetci klienti pri stole dostali daný chod súčasne.

KDS je optimalizovaný pre dotykové monitory, umožňuje rôzne druhy nastavenia, rôzne rozdelenie obrazoviek, napríklad na teplú a studenú kuchyňu aj výdaj.

Modul dochádzka

Dochádzka je nástroj pre evidenciu pracovnej doby zamestnancov. Dochádzka pomáha vytvárať podklady pre spracovanie miezd. Pre evidenciu pracovnej doby sa využívajú identifikačné karty.

Rezervácie objektov

Pokiaľ Vaša prevádzka disponuje salónikmi, saunou, niekoľkými málo izbami alebo iným miestom či vybavením, ktoré si hostia môžu rezervovať, modul rezervácií v Septime Vám umožní prehľadnú evidenciu blokácií a to vrátane grafického zobrazenia tzv. „Rebríka“, farebného označenia potvrdených a nepotvrdených rezervácií.

Akcie / Zákazky

Tento modul je cielený na všetkých zákazníkov, ktorí svoje priestory často prenajímajú na interné cateringové akcie a chcú mať presnú evidenciu o ich ziskovosti. Bežnou praxou je, že sa priebeh cateringových akcií môže prelínať alebo dokonca kryť a o to ťažšie je ich reálne vyhodnotenie. Modul Akcie však pomôže s presnou evidenciou skladových a pokladničných operácií, následné finančné výsledky sú potom k dispozícii na stlačenie jedného tlačidla.

Užívateľské oprávnenia

Nastavenie užívateľských oprávnení býva v praxi často prevádzkovateľmi podceňované, pritom sa jedná o účinný spôsob, ako definovať kto a čo môže alebo nemôže. Pri vzniku prvého problému sa totiž začne pátrať po príčine a vinníkovi. Je dobré mať istotu v tom, že napríklad stornovať účet môže len manažér, obsluha nie.

Pretože si dôležitosť oprávnenia zásahu užívateľa do systému uvedomujeme, máme vypracovaný široký systém možností! Pre komfort manažérov prevádzok sme zaviedli osvedčené skupiny užívateľov, s ktorými sa dá zvládnuť táto problematika pomerne jednoducho a správne.

Vyhodnocovanie prevádzky

Aby podrobné informácie napríklad o predajoch, tržbách, stave skladu či výnosnosti jednotlivých produktov mali svoju cenu, je potrebné ich zhrnúť a vyhodnotiť. Septim umožňuje všetky údaje a parametre štatisticky posúdiť a poskytuje aj podklady pre vedenie účtovníctva. Septim podá prehľadné informácie napríklad o:

• vstupoch a výstupoch na skladoch
• stave zásob
• tržbách a obratoch
• ziskovosti produktov a receptúr
• vyhodnotenie jednotlivých kategórií produktov
• vyhodnotenie jednotlivých užívateľov systému

Napojenie na hotelový systém

Septim umožní priame napojenie na hotelové systémy protel, SMART hotel, Hores Plus, Previo Mews a Hotel Time. Interface zaistí naťaženie konzumácie v reštaurácii na hotelový účet hosťa a pomáha eliminovať ručné chyby.

Objednávkový modul

Pre závodné stravovanie je systém rozšírený o objednávky jedál, pomocou ktorých si môže stravník objednať jedlo na vopred dohodnuté obdobie. Vo výrobných podnikoch môže byť objednávka uskutočnená priamo v jedálni na objednávkovom kiosku. Ak majú všetci vo firme prístup k vlastnému počítaču, je možné využiť pohodlnejší spôsob pomocou webových objednávok. Stravníkovi je samozrejme umožnené v nastavenom limite objednávku zmeniť alebo zrušiť.

Výhodou tohto systému je stravníkova istota, že mu bude vydané zvolené jedlo, pre prevádzkovateľa zase znamená výhodu získania presného počtu objednaných porcií.

Výdajný terminál pomôže s bezproblémovým výdajom objednaného jedla stravníkovi.

Objednávkový modul je závislý na využití kariet stravníka. Pomocou karty sa zákazník v systéme identifikuje tak, aby mohol na svoje meno urobiť objednávku alebo odobrať objednané jedlo.

Školská jedáleň

Rozšírenie funkcionality pokladničného systému Septim, ktoré rieši problematiku školského stravovania a okrem iného zahŕňa:

• podporu pre normovanie a hromadné vyskladnenie jedál,
• podporu pre rôzne veľkosti porcie pri jednej receptúre,
• automatické preskladňovanie pre vyrobené jedlá,
• sledovanie spotrebného koša, finančné sledovanie,
• definície minimálneho a kritického množstva surovín na sklade,
• kombináciu on-line aj off-line odťaženia skladu,
• kombináciu objednávkového a bezobjednávkového systému,
• podporu pre výpočet dotácií pre zamestnancov,
• párovanie bankových výpisov a automatické dobíjanie kont,
• WWW aplikáciu pre stravníkov – objednávanie jedál,
• hromadné presuny stravníkov medzi skupinami (zmena tried),
• rôzne typy stravníkov (dieťa, učiteľ, externista, dôchodca, atď.).

Bezobjednávkový modul

Pre závodné stravovanie je systém vždy v základe prispôsobený tak, aby dokázal obslúžiť bezobjednávkovú jedáleň. Pokrýva teda spôsob výdaja jedla tam, kde nie je stravník nútený vopred voliť a objednávať jedlo na ďalšie dni. Stravník nemá garanciu, že získa konkrétne jedlo z jedálnička, záleží na stave výdaja a počte zostávajúcich porcií uvarených jedál.

Modul Dotácie

Pre závodné stravovanie je systém vždy v základe vybavený Modulom Dotácií. Tento modul slúži na poskytovanie príspevkov stravníkom pri odbere stravy v jedálni . Dotáciu poskytuje zamestnávateľ svojim zamestnancom na rôzne druhy jedla (polievka, hlavné jedlo, šalát, apod.).

Cieľom modulu dotácie je riadne pridelenie a vyčíslenie časti ceny jedla, ktoré tvoria príspevok od zamestnávateľa a časti, ktorá je hradená priamo stravníkom. Požiadavky na poskytovanie dotácií na odber stravy sú veľmi rôznorodé a aj z tohto dôvodu ponúkame širokú škálu možností ich nastavenia. Stravník sa pri odbere stravy pri pokladni identifikuje svojou identifikačnou kartou a systém tak môže vyhodnotiť, či má alebo nemá dotačný nárok.

Dotácie môžu byť poskytované už pri blokovaní. Takéto použitie dotácií má tú výhodu, že stravník okamžite na účtenke vidí, koľko za jedlo v skutočnosti zaplatí. Druhý typ dotácie sa poskytuje až po predaji samotnom na základe výpočtu výstupnej zostavy na konci zúčtovacieho obdobia, ktoré je zvyčajne 1 mesiac. Používa sa prevažne v prípadoch, keď výpočet nároku na dotáciu nemožno vykonávať už pri predaji, alebo je poskytnutie dotácie viazané napr. na skutočne odpracovanú dobu.

V oboch prípadoch nastavení výpočtu dotácií môže prevádzkovateľ odovzdávať firmám podrobné výstupné zostavy pre export do miezd. Zostavy sú spravidla vytvorené na základe špecifických požiadaviek.

Platby za impulzy a časové intervaly

Oba spomínané moduly tvoria základné vybavenie pre správu športovísk, sáun, bazénov a wellness centier a garantujú prácu s nimi.

V týchto zariadeniach sa často poskytujú bezobslužné platené služby a preto je veľmi výhodné vybaviť zákazníkov bezkontaktnými kartami. Tie sa potom môžu používať pri vstupe i výstupe do zariadení, čím umožnia automatický výpočet doby strávenej vo vnútri.

Súčasne umožnia komfortné jednorázové použitie služby ako môže byť napríklad nápojový automat alebo vstupná bránka pri vstupe na tobogan.

Databanka receptúr

Databanka je špeciálnou variantou systému Septim, ktorá je určená pre synchronizáciu databázy receptúr, ich ingrediencií a skladových položiek medzi viacerými prevádzkami. Umožní Vám udržať jednotnosť v uvedenej evidencii bez toho, aby ste vykonávali rovnakú prácu na každej z prevádzok.

Centrálne CRM

Je systémom vhodným predovšetkým pre reštauračné či iné reťazce. Umožňuje užívanie spoločnej databázy klientov a ich vernostných programov na základe predloženia zákazníckej karty na ktorejkoľvek prevádzke z Vášho reťazca. Každá transakcia zákazníckou kartou je pomocou zabezpečeného internetového spojenia on-line autorizovaná a evidovaná pre neskoršie možné vyhodnotenie. Hostia si môžu stav svojho konta alebo výhod zobraziť pomocou svojho účtu na webe.

Webcare

Vytvorili sme špecializované webové stránky, tzv. Webcare , ktoré umožňujú získať konečnému zákazníkovi detailný prehľad o svojej konzumácii, konte či nazbieraných a čerpaných zákazníckych bonusoch. Cieľom je existujúcim koncovým zákazníkom poskytnúť väčší komfort.

V reštaurácii je Webcare najčastejšie využívaný spoločnosťami, ktoré majú veľkú zákaznícku databázu. V jedálňach, kde využívajú objednávkový systém, umožňuje Webcare veľmi pohodlný spôsob objednávania jedál napríklad z domu alebo z kancelárie. Samozrejmosťou Webcaru je zobrazenie prehľadných reportov znázorňujúcich konzumáciu. Webcare je možné prevádzke upraviť podľa obsahových i grafických požiadaviek. Ukážku základného Webcare nájdete tu.

Import a export

Septim umožňuje import a export receptúr spoločne so skladovými položkami. Môže ísť o jednorazový import, ale v prípade prevádzok niekoľkých pobočiek s rovnakou ponukou sa skôr ponúka myšlienka vytvorenia centrálnej databázy, ktorá by slúžila pre správu receptúr. Tým dochádza k zachovaniu jednotného pohľadu pri všetkých pobočkách. Samozrejmosťou je tiež uzamknutie práce s receptúrami a skladovými položkami na podriadených pobočkách.

Takýto spôsob evidencie eliminuje chybu, keby sa vyskytla jedna predajná alebo skladová položka na rôznych predajných miestach pod iným názvom a garantuje porovnateľnosť reportov týkajúcich sa surovinovej náročnosti.